SharePoint

Správa a schvaľovanie dokumentov v cloude

Poznáte to - denne sa kopia faktúry alebo iné dokumenty ktoré je potrebné schváliť a následne zaevidovať a ďalej s nimi pracovať. Je to časovo náročná úloha a jednotliví pracovníci nemajú prehľad o tom v akom stave ten ktorý dokument je - či už bol schválený, či ho niekto zaevidoval, prípadne či už bola faktúra zaplatená alebo je dokument v archíve. 

Schvaľovanie dokumentov v cloude

#SoftverNaMieru

Problém

Dokument putuje po firme, nikto presne nevie komu patrí a u koho sa v danú chvíľu nachádza, nehovoriac o dovolenke alebo služobnej ceste niektorého zo zamestnancov kedy niekoľko dní dokument v princípe neexistuje. Môže sa prešvihnúť napríklad splatnosť faktúry prípadne neodoslanie cenovej ponuky zákazníkovi, ktorý sa automaticky obráti na vašu konkurenciu. Strácate roky budovanú dôveryhodnosť a dobré meno.

Riešenie

Potrebujete presunúť evidenciu dokumentov do systému, ktorý je vytvorený na správu, schvaľovanie, zdieľanie v tíme a archiváciu dokumentov. Máme elegantné a moderné riešenie postavené na overenej platforme Microsoft SharePoint online s použitím Flow (v cloude), ktoré otvára nové možnosti pre vašu firmu, výrazne zlepšuje vnútornú komunikáciu, prehľad a v neposlednom rade firme šetrí náklady.

Ako na to?

Pozrite si video, kde celý proces schvaľovania dokumentov v cloude jednoducho ukazujeme v praxi.

Vo Flow si zo šablóny "Po schválení nového súboru v SharePointe ho presunúť do iného priečinka" vytvoríme vlastný postup ktorý je potrebné upraviť podľa našich potrieb a nastavení SharePoint. Celý proces sa tým zautomatizuje a po schválení sa súbor presunie do iného zoznamu/priečinka, ktorý vyberieme:

1. žiadateľ najskôr uloží dokument na SharePoint (adresár: 1_NaSchvalenie), následne sa automaticky spustí proces schválenia u schvaľovateľa cez Microsoft Flow
2. schvaľovateľovi automaticky príde e-mail a/alebo notifikácia do smartfónu - po schválení sa faktúra premiestni do adresára pre schválené dokumenty (adresár: 2_Schvalene) a môže ísť na úhradu v príslušnom termíne
3. pokiaľ schvaľovateľ dokument neschváli, odošle sa e-mail s informáciou o tejto skutočnosti žiadateľovi a dokument sa premiestni do adresára: 3_NEschvalene
Flow - prvý krok nastavenia automatizácie schvaľovacieho procesu
Nastavenie podmienky "Ak áno" a "Ak nie":
Flow - prvý krok nastavenia automatizácie schvaľovacieho procesu

Na záver

Užívateľsky veľmi jednoduché prostredie prístupné kedykoľvek a odkiaľkoľvek s garantovanou dostupnosťou a päťstupňovým zabezpečením. Ak aj vás zaujalo naše riešenie, neváhajte nás kontaktovať!